Inpasserings- och tidsbokningssystem

Till alla medlemmar

Styrelsen har, med stöd av medlemsenkäten som genomfördes i juni 2005, beslutat att införa

• ett Internet baserat tidsbokningssystem, 
• ett nytt inpasseringssystem och 
• en ny hemsida.

Det här brevet innehåller en översiktlig beskrivning av det nya systemet och uppgift om den personliga kod m.m. som behövs för att du ska kunna boka och avboka banor och komma in i tennishallen.

Det nya systemet kommer att sjösättas tillsammans med den nya hemsidan på www.sltk.se i samband med att detta brev skickas ut.

Tidsbokningssystemet
Det nya tidsbokningssystemet syftar till en effektivare användning av våra banor resursutnyttjande samt en bättre matchning av utbud och efterfrågan på tennistider. Kontraktsinnehavare kan fortsättningsvis på SLTK:s hemsida avboka sin kontraktstid samtidigt som alla andra medlemmar kan boka såväl avbokade kontraktstider som strötimmar.

Klicka på knappen Tidsbokning på hemsidan och välj dag så kan du se speltider och beläggning. En markerad ruta betyder att banan redan är bokad eller inte är tillgänglig för bokning. Välj ledig tid och bana genom att klicka i den tomma rutan. Du bekräftar bokningen genom att ange ditt Användarnamn och Lösenord. Användarnamn är ditt medlemsnummer och Lösenord är din pinkod som båda återfinns i en bilaga till detta brev. Medlemsnumret och pinkoden består vardera av fyra siffror.

Tidsbokning kan göras högst 28 dagar före speltillfället. Avbokning ska göras i så god tid som möjligt. Alla kontraktstidsinnehavare bör avboka sina tider om de inte kan spela. Om banan blir uthyrd krediteras kontraktsinnehavarens Tidsbokningskonto en summa motsvarande 75 procent av banans pris.

Om du vill spela en viss tid, men inga banor finns tillgängliga, kan du anmäla dig som reserv i Tidsbokningen (klicka på texten "Anmäl dig som reserv här" längst upp i bokningsschemat). Om en bana avbokas får alla reserver på den tiden meddelande om detta via e-mail. Du måste sedan gå in och boka tiden "på riktigt" för att bokningen skall gälla. För de medlemmar som är ovana vid datorer kommer det även fortsättningsvis gå att ringa till kansliet.

Varje medlem har ett eget Tidsbokningskonto med en kredit på 500 kronor motsvarande tre strötimmar. Tidsbokningskontot fylls på genom plusgiroinbetalning till klubben där medlemsnumret måste anges. Beloppet kommer inom tre dagar att krediteras rätt Tidsbokningskonto. Vi rekommenderar att man gör regelbundna förskottsinbetalningar för att undvika att kontot inte har täckning när man vill boka banor/speltider. Inbetalningar görs på plusgironummer 192558-5. Initialt kommer tidsbokningskontot inte att användas för betalning av medlemsavgift, tennisskola eller kontrakstider. Klubben kommer tillsvidare att fortsätta att skicka dessa fakturor per post.

Egen medlemsprofil och effektivare kommunikation
All kommunikation kommer framgent att ske elektroniskt genom e-mail till medlemmarna. För att det här ska fungera väl måste ansvaret för att hålla telefonnummer och e-mail adresser aktuella lagts på den enskilda medlemmen. Alla medlemmar måste därför logga in på sin personliga profil vilket görs från en länk på första sidan och därefter uppdatera angivna fält i profilen.

Inpasseringssystem
Klubben inför samtidigt ett nytt system för inpassering till tennishallen. Detta innebär att tidigare utdelade nycklar kommer att samlas in och att inpassering sker med hjälp av en dosa vid entrén (den övre dosan för inpassering, den nedre dosan för larmet) där medlemsnummer och pinkod skall anges (på samma sätt som vid inloggning i Tidsbokningssystemet).

Hemsidan
Styrelsen har också fattat beslut om att höja kvaliteten på hemsidan och hoppas att den nya utformningen ska vinna medlemmarnas gillande.

Styrelsen